Eingegangene Rechnungen werden an die zuständigen Mitarbeiter/innen der VHS weitergeleitet, die prüfen, ob die Rechnung mit dem Lieferschein übereinstimmt und die Ware richtig und brauchbar geliefert wurde. Die Rechnung wird auf dem entsprechenden Produktsachkonto verbucht. Nach Prüfung der Rechnung wird diese nach Maßgabe der Prozessbeschreibung „Rechnungseingang – Überweisung – Auszahlung“ bearbeitet.

Ausgehende Rechnungen, z. B. für Teilnahmeentgelte und Firmenschulungen, werden auf dem entsprechenden Produktsachkonto verbucht und nach Maßgabe der Prozessbeschreibung „Rechnungsausgang – Überweisung – Einzahlung“ bearbeitet.

Bei den Forderungen – wie zum Beispiel bei Teilnehmerentgelte, Firmenschulungen – werden Rechnungen geschrieben. Die Buchhaltung ordnet das entsprechende Produktsachkonto zu und erstellt eine Annahmeanordnung. Teilnehmerentgelte werden in der Regel abgebucht. Bei Einzelveranstaltungen und Vorträgen gibt es eine Abendkasse und die Teilnehmer/innen zahlen bar vor Ort.

Werden die Forderungen nicht beglichen, wird ein Mahnverfahren in Gang gesetzt.

Flussdiagramme:
4.6.9.1 Rechnungsausgang/Überweisung – Einzahlung
4.6.9.2 Rechnungseingang/Überweisung – Auszahlung