Für den Erfolg unseres QM-Systems und die Verbesserung unserer Dienstleistungsqualität ist das weitsichtige Personalmanagment eine zentrale Voraussetzung. Die Verantwortung für diese Aufgabe obliegt der Leitung der vhs und der Stellvertretung. Instrumente sind Mitarbeiter/-innengespräche, Schulungen und Fortbildungen sowie die zielführende Rekrutierung und Einstellung von Mitarbeiter/-innen.
Mitarbeiter/-innengespräche
Moderne Bildungsarbeit setzt partnerschaftliche Zusammenarbeit und kooperatives Führen voraus. Das wiederum verlangt, dass Vorgesetzte sowie Mitarbeitende voneinander wissen und die Anforderungen kennen, die an sie gestellt werden. Vorgesetzte und Mitarbeitende befinden sich in der vhs im Kreis Herford in regelmäßigem Austausch, meist über konkrete Fragen aktueller Aufgabenerfüllung, manchmal auch aus besonderen Anlässen, wie z. B. Aufgabenverteilung, Sachzielvereinbarung, Beurteilung und darüber hinaus einmal jährlich im strukturiert durchgeführten Mitarbeiter/-innengespräch (siehe 9.1 Leitfaden zur Vorbereitung auf das Mitarbeiter/-innengespräch), in dem auch der konkrete Fortbildungsbedarf ermittelt wird.
Fortbildungen / Qualifizierung hauptamtlicher Mitarbeiter/-innen
Fortbildungen sind wichtige Instrumente zur Weiterentwicklung einer Einrichtung und der Kompetenzen ihrer Mitarbeiter/-innen. Die Qualifizierung der Mitarbeiter/-innen der VHS soll sicherstellebn, dass alle Beschäftigten ihre Aufgaben anforderungsgerecht und mit ausreichendem methodischem und fachlichem Wissen im Sinne der Kunden und der Einrichtung bestmöglich erledigen.
Die Qualifizierungsbedarfe ergeben sich durch die konkreten Bedarfe einer sich stetig weiter entwickelnden lernenden Weiterbildungseinrichtung. Die Verantwortung für die Feststellung eines Qualifikationsbedarfs liegt sowohl bei den Mitarbeiter/-innen wie auch bei der Leitung. Regelmäßige Teambesprechungen und die jährlichen Mitarbeiter/-innengespräche erleichtern allen Beteiligten die Suche nach und Feststellung von Qualifikationsbedarf. Mitarbeiter/-innen, die an einer Fortbildungsmaßnahme teilgenommen haben, berichten davon der vhs-Leitung und den Fachkolleg/-innen (siehe 4.6.3 Qualifizierung hauptamtlicher Mitarbeiter/-innen).
Auswahl und Einstellung neuer hauptamtlicher Mitarbeiter/-innen
Die Einstellung neuer Mitarbeiter/-innen dient dazu, die Arbeitsplätze bestmöglich zu besetzen, aber auch die Einrichtung voran zu bringen und das Angebot in Sachen Leistung und Qualität zu bereichern. Die Einstellung neuer Mitarbeitenden erfolgt nach dem dafür festgelegten Verfahren zur Stellenausschreibung und -besetzung. Ziel ist, die Aufgabenerfüllung optimal durch den Einsatz von qualifiziertem Personal sicherzustellen (siehe 4.6.1 Auswahl und Einstellung neuer hauptamtlicher Mitarbeiter/-innen).
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter/-innen erfolgt nach einer Checkliste (9.14 Checkliste zur Einarbeitung neuer MA).
Arbeitsplatzbeschreibungen
Für die Mitarbeitenden in der Verwaltung gibt es ausführliche Arbeitsplatzbeschreibungen mit Aufgabenbereich, Befugnissen, Qualifikation, Handlungsspielräumen etc. Diese sind bei der vhs-Leitung im Ordner „Personal/Allgemeines“ abgelegt. Die Vertretungsregelungen für die Mitarbeitenenden sind festgelegt (siehe 10.13 Vertretungsregelungen). Im pädagogischen Bereich bedingen personelle und sonstige Veränderungen neue Fachbereichszuschnitte. Es gilt die aktuelle Übersicht über die jeweiligen Zuständigkeiten (10.11 Zuständigkeiten der HPM).
Flussdiagramme:
4.6.1 Auswahl und Einstellung neuer hauptamtlicher Mitarbeiter/-innen
4.6.3 Qualifizierung hauptamtlicher Mitarbeiter/-innen
Leitfäden und Checklisten:
9.1 Leitfaden zur Vorbereitung auf das Mitarbeiter/-innengespräch
9.14 Checkliste zur Einarbeitung neuer MA
Mitgeltende Unterlagen:
10.11 Zuständigkeiten der HPM 2025
10.13 Vertretungsregelungen