Dokumente und Aufzeichnungen werden in dem im Anschluss beschriebenen Ablagesystem nach Archivierungsgrundsätzen und Regelungen zu Aufbewahrungsfristen der KGSt (siehe 10.10 KGSt-Bericht 4/2006 „Aufbewahrungsfristen für Kommunalverwaltungen„) abgelegt.

Die Aufbewahrungsfristen für Teilnehmendenunterlagen sowie zahlungsbegründende Unterlagen für Integrationskurse sind in den Nebenbestimmungen zur Durchführung von Integrationskursen in Ergänzung zum Zulassungsbescheid festgelegt (10.18 Aufbewahrungsfristen BAMF).

Zeigt der Verlauf eines Prozesses, dass ein neues Formular benötigt wird, erarbeitet der/die für den Prozess Verantwortliche einen Vorschlag, der von dem/der Qualitätsmanagementbeauftragten auf Einhaltung des Qualitätsmanagementsystems geprüft wird. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Dokumente so gekennzeichnet werden, dass Revisionsstand, Änderungsdatum und Zuordnung erkennbar sind. Ausgenommen sind Dokumente, die aus dem Verwaltungsprogramm generiert werden. Darüber hinaus müssen der Verwendungszweck und der Inhalt verständlich und lesbar sein. Dieser Entwurf wird von der VHS-Leitung freigegeben. Die Freigabe geschieht dadurch, dass Dokumente für alle Mitarbeiter/innen zugänglich im digitalen QM-Handbuch qm.vhsikh.de eingestellt werden. Eventueller Änderungsbedarf wird an die Verantwortlichen weitergeben. Prüfung und Freigabe geänderter Dokumente geschehen analog zum Vorgehen bei der Erstellung. Änderungen werden grundsätzlich durch eine grüne Schrift kenntlich gemacht. Eine Ausnahme stellen Änderungen in Flussdiagrammen dar, in denen Änderungen fett dargestellt werden.

Es sollen nur genehmigte Dokumente mit oben genannter Kennzeichnung (Revisionsstand, Änderungsdatum, Zuordnung) herausgegeben werden. Die aktuelle Version muss für alle Mitarbeiter/innen zugänglich sein (im digitalen QM-Handbuch unter qm.vhsikh.de). So kann sichergestellt werden, dass nur die jeweils gültige Version verwendet wird. Über erstellte und geänderte Dokumente werden alle Mitarbeiter informiert.

Letzteres gilt auch für Aufzeichnungen (z.B. ausgefüllte Formulare). Für beide Dokument-Typen muss ihre Auffindbarkeit gewährleistet sein (10.8 Ablagesystematik für die papiergelenkten Qualitätsaufzeichnungen).

Im Anhang befindet sich eine Dokumentenliste (siehe 8. Liste der Dokumente und Aufzeichnungen) mit dem jeweiligen Revisions- und Freigabestand sowie den dafür verantwortlichen Personen. Diese Dokumentenmatrix sowie die dazugehörigen Dokumente stehen allen Mitarbeitenden der Volkshochschule im Kreis Herford zur Verfügung.

Dokumente in der EDV
Jeder Arbeitsplatz der Mitarbeiter/innen der Volkshochschule im Kreis Herford ist mit einem PC ausgestattet. Mit den Produkten von Microsoft Office können Dateien angelegt und gespeichert werden. Ebenfalls hat jeder dieser Computer Zugang zur Verwaltungssoftware.

Ablage unter: qm.vhsikh.de
Auf der Webseite qm.vhsikh.de, für die alle Mitarbeiter/innen einen Zugang haben, liegt das QM-Handbuch mit allen Anlagen (Flussdiagramme, Formulare, Checklisten und Leitfäden, Mitgeltende Unterlagen). Alle Mitarbeiter/innen können auf diese Seite zugreifen. Administratorrechte bzgl. der Inhalte hat nur der/die QMB.

Ablage unter: dem internen NAS
Auf dem internen NAS, das allen Mitarbeiter/innen zur Verfügung steht, werden die Dateien abgelegt. Jede/r Mitarbeiter/in hat Zugriff auf einen persönlichen Ordner, in dem nach eigener Strukturierung fachbereichs- und arbeitsplatz-bezogene Dateien gespeichert und gepflegt werden. Weiterhin stehen, je nach Arbeitsbereich, unterschiedliche weitere Ordner zur Verfügung, die parallel von mehreren Mitarbeiter/innen genutzt werden.

EDV-Verwaltungsprogramm Kufer
Seit 1.1.2017 wird in der Volkshochschule im Kreis Herford die Verwaltungssoftware „Kufer“ KuferSQL der Firma Kufer Software Konzeption, Mühldorf am Inn (Bayern)  in der jeweils aktuellen Version eingesetzt. Die Pflege der Stammdaten von Dozentenschaft, Teilnehmenden und weiteren Adressaten, des gesamten Kursprogrammbereichs sowie die Kursanmeldungen inkl. entsprechenden Schriftverkehrs werden über diese Software abgewickelt.

Jeder/m Mitarbeiter/in steht das Programm in einem Netzwerk zur Verfügung.

Mitgeltende Unterlagen:
10.8 Ablagesystematik für die papiergelenkten Qualitätsaufzeichnungen
10.10 KGSt-Bericht 4/2006 „Aufbewahrungsfristen für Kommunalverwaltungen
10.18 Aufbewahrungsfristen BAMF