Zur Bewertung des QM-Systems der VHS im Kreis Herford werden interne Audits vor dem externen Audit durchgeführt. Sie dienen der Kontrolle, ob das Qualitätsmanagementsystem der ISO-Norm entspricht, und dem Nachweis, ob die im Qualitätsmanagementhandbuch beschriebenen Vorgaben eingehalten werden.
In diesem Sinne sind die internen Audits eine wichtige Maßnahme zur ständigen Verbesserung des QM-Systems.
Planung interner Audits
Für die Planung von internen Audits ist die QMB verantwortlich. Die Planung wird mit der Leitung abgestimmt. Zu berücksichtigen sind folgende Aspekte:
- Zeitpunkt der Durchführung
Die Termine werden auf einen Zeitraum konzentriert so gelegt, dass möglichst alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des zu auditierenden Bereichs teilnehmen können und ausreichend Zeit zur Verfügung steht. - Zu auditierender Bereich
Die internen Audits finden jeweils in den Fachbereichen, der Verwaltung, der Leitung und bei der/dem Qualitätsmanagementbeauftragten statt. Bei der Auswahl werden die Ergebnisse früherer Audits berücksichtigt. - Auditoren
Da die Norm die Unabhängigkeit des Auditors fordert, werden qualifizierte Kolleginnen und Kollegen umliegender Volkshochschulen zur Unterstützung herangezogen. - Auditfragebogen
Zur Vorbereitung des internen Audits wird ein Fragebogen erstellt, in dem ggf. Ergebnisse früherer Audits berücksichtigt werden. Er dient als Leitfaden bei der Durchführung und als Grundlage für die Erstellung des Auditberichts. - Auditablaufplan
Für jedes Audit wird ein Plan mit Angaben zu Termin und Auditteilnehmenden erstellt. Dieser Auditplan wird den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des zu auditierenden Bereichs eine Woche vor dem geplanten Termin mitgeteilt (siehe 8.22 Zeitplan für interne Audits und 8.23 Gesprächspartnermatrix für interne Audits)
Durchführung interner Audit
Das Auditgespräch wird in Anlehnung an den vorbereiteten Fragebogen durchgeführt. Sich während des Gesprächs evtl. ergebende Zusatzthemen werden eingearbeitet. Sämtliche Ergebnisse und erbrachte Nachweise (Dokumente) werden protokolliert.
Abschließend erfahren die jeweiligen Gesprächspartner die getroffenen Feststellungen per Auditbericht (siehe 8.24 Auditbericht).
Dokumentation und Auswertung interner Audits
Der Auditor/die Auditorin erstellt anhand des Protokolls den Auditbericht, in dem die Umsetzung der Norm im auditierten Bereich dokumentiert wird.
Falls Unstimmigkeiten mit dem QM-Handbuch festgestellt werden, wird das im Auditbericht dokumentiert. Dieser benennt die Abweichungen, beschreibt die erforderlichen Korrekturmaßnahmen, setzt ggfs. einen Termin für deren Durchführung und benennt eine verantwortliche Person.
Eine Kopie des Auditberichts verbleibt im auditierten Bereich. Das Original wird im Büro der/des QMB aufbewahrt.
Formulare:
8.22 Zeitplan für interne Audits
8.23 Gesprächspartnermatrix für interne Audits
8.24 Auditbericht