Einmal jährlich erstellt die VHS im Kreis Herford ein Programmheft, das die Breite des Angebotes beschreibt und über Inhalt, Ablauf, Organisation und Kosten des jeweiligen Angebots informiert.

Im Vorfeld der Programmhefterstellung werden alle Arbeitsschritte und ein Zeitplan festgelegt. Jährlich werden Angebote von Druckereien eingeholt. Außerdem werden im Vorfeld Werbeanzeigen akquiriert.

Die Fachbereichsleitungen übergeben die Veranstaltungsplanung in Form der Planungsbögen an die Veranstaltungsorganisation, die die Termine für die Veranstaltungsstätten in den Kommunen abstimmt und anschließend die Planungsdaten und Ankündigungstexte in das Verwaltungsprogramm eingibt. Die im Verwaltungsprogramm erfassten Daten werden – nach einer ersten Korrekturrunde – einer Mitarbeiter/in der Veranstaltungsorganisation zur Gestaltung übertragen. Nach einer zweiten Korrekturrunde wird die Druckdatei zur Herstellung an die Druckerei geschickt.

Flussdiagramme:
4.1.2 Programmhefterstellung

Formulare:
8.1 Planungsbogen
8.2 Abgabe Planung
8.3 Terminplan Programmhefterstellung