Die Aussagen zur Qualitätspolitik und zu Qualitätszielen der vhs im Kreis Herford geben den Rahmen und die Zielrichtung des Qualitätsmanagementsystems vor. Sie sind im QM-Handbuch, in Prozessbeschreibungen und in weiteren mitgeltenden Unterlagen dokumentiert.

QM-Handbuch
Das QM-Handbuch gibt einen Überblick über das QM-System der vhs im Kreis Herford. Im QM-Handbuch sind die Qualitätspolitik, allgemeingültige aufbau- und ablauforganisatorische Regelungen, Festlegungen der Verantwortlichkeiten sowie Maßnahmen und Regelungen zur Dokumentation und Einhaltung des QM-Systems beschrieben.

Das QM-Handbuch ist für den internen Gebrauch vorgesehen. Kund/-innen, Lieferant/-innen und anderen lnteressent/-innen wird das QM-Handbuch, ohne dass ein Änderungsdienst erfolgt, auf Wunsch zur Verfügung gestellt. Die Qualitätsmanagement-Dokumente sind geistiges Eigentum der Volkshochschule im Kreis Herford. Sie sind nur für den Gebrauch der Mitarbeiter/-innen der vhs im Kreis Herford bestimmt und dürfen ohne schriftliche Zustimmung der Leitung nicht an Dritte weitergegeben werden.

Das QM-Handbuch und die Prozessbeschreibungen, einschließlich der Formblätter für Qualitätsaufzeichnungen sind unter der Internetadresse qm.vhsikh.de und in dem QM-Ordner auf den Mitarbeiter/-innen-PCs mit dem aktuellen Revisionsstand abgelegt.

Damit ist sichergestellt, dass alle Mitarbeiter/-innen jederzeit Zugriff auf die aktuellen Dokumente haben.

Für die Pflege des QM-Handbuches ist der/die QMB zuständig. Er/Sie sorgt bei Veränderungen des Handbuchs für den Austausch von alten Versionen gegen den jeweils aktuellen Stand. Das Verfahren zur Änderung und Bekanntmachung der Dokumente ist in der Prozessbeschreibung „4.6.13 Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen“ festgelegt.

Änderungen im Handbuch sind nur durch den QMB nach Prüfung und Freigabe durch die Leitung möglich und allen Mitarbeiter/-innen durch den QMB im Rahmen der regelmäßigen Teambesprechungen oder per E-Mail bekannt zu machen.

Prozessbeschreibungen
Die vhs im Kreis Herford verfügt über Prozessbeschreibungen und mitgeltende Unterlagen.

In den Prozessbeschreibungen wird festgelegt, wie die Abläufe und Tätigkeiten durchgeführt werden und wer für welchen Prozessschritt zuständig ist.

Die Prozessbeschreibungen sind in der Regel in Form von Ablaufdiagrammen dargestellt, um so die bestmögliche Transparenz der Prozesse sicherzustellen. Änderungen können mit Einverständnis der vhs-Leitung vorgenommen werden.

Die jeweiligen Prozesseigner/-innen sind für die Pflege und evtl. Weiterentwicklung in Zusammenarbeit mit dem QMB zuständig.

Werden Prozessbeschreibungen erneuert, vernichtet der/die QMB die alte Version und veranlasst, dass allen Mitarbeiter/-innen die aktuelle Version auf der Internetseite zur Verfügung steht. Die Prozessbeschreibungen enthalten organisationsinternes Know-how und sind für den internen Gebrauch bestimmt. Eine Herausgabe an Externe bedarf der Zustimmung der vhs-Leitung.

Mitgeltende Unterlagen/Dokumente
Mitgeltende Unterlagen sind Anweisungen und Informationen, die für bestimmte Arbeiten im Rahmen der Dienstleistung bzw. unterstützender Prozesse notwendig sind wie z.B. interne Anweisungen, Formulare etc. Der/die QMB ist für die Pflege der mitgeltenden Unterlagen zuständig und vernichtet veraltete Versionen und ersetzt sie gegen die jeweils neue Fassung.

Die in der vhs verwendeten Dokumente bzw. mitgeltenden Unterlagen sind jeder/m Mitarbeiter/-in im internen Netz in der jeweils aktuellen Fassung zugänglich. Die nicht per EDV zu erfassenden Dokumente befinden sich im Dokumentenordner in der jeweils gültigen Fassung beim QMB. Mitarbeiter/-innen, die externe Dokumente verwenden müssen, sorgen dafür, jeweils die aktuelle Version zu benutzen.

Alle verwendeten Dokumente sind in der Dokumentenliste zusammengefasst. Hieraus sind die Zuordnung des Dokumentes zum jeweiligen Handbuchkapitel bzw. Prozess, die Zuständigkeit, der Revisionsstand und der Standort des Dokumentes ersichtlich.