Die im QM-Handbuch und in den Prozessbeschreibungen festgelegten Regelungen werden im Rahmen von QM-Audits unter Einbeziehung der Auswertung von Qualitätsaufzeichnungen und Datenmaterial sowie Fehlermeldungen und Verbesserungsvorschlägen regelmäßig hinsichtlich ihrer Wirksamkeit überprüft. Damit verbunden ist auch eine Überprüfung der Aktualität und Wirksamkeit der verwendeten Formulare, Leitfäden, Checklisten und mitgeltenden Unterlagen. Die Neujustierung durch Korrekturmaßnahmen, Vorbeugungsmaßnahmen und Veränderung von Dienstleistungen erfolgt gemäß den Prozessbeschreibungen.
Interne und externe Audits sind die wichtigsten Instrumente der Überprüfung der Leistungserbringung und des QM-Systems (siehe 4.3.14 Interne Audits).
Weitere Maßnahmen zur Überprüfung der Qualität der Leistung und des QM-Systems sind die Ermittlung der Teilnehmer/innenzufriedenheit (z. B. durch Beschwerdeaufzeichnungen, Gespräche, Teilnehmerbefragung, etc.), Mitarbeiterbefragungen, Vergleiche mit anderen Bildungseinrichtungen, Überprüfung durch externe Gutachter.
Interne Audits
Zuständig für die Planung der internen Qualitätsaudits ist der/die QMB. Die Durchführung und Dokumentation wird von Qualitätsmanagementbeauftragten anderer am QM-Zirkel teilnehmenden Volkshochschulen vorgenommen. Die Ergebnisse werden dem/der VHS-Leiter/in mitgeteilt. Der/die QMB ist für die Einleitung und Überwachung von evtl. notwendigen Korrekturmaßnahmen zuständig.
Zur Vorbereitung der internen Audits erstellt der/die QMB einen Auditplan (siehe 8.22 Zeitplan für interne Audits), stellt die zu auditierenden Bereiche (siehe 8.23 Gesprächspartnermatrix für interne Audits) zusammen und stimmt diesen Plan mit dem/der Auditor/in, den Beteiligten und dem/der VHS-Leiter/in ab.
Nach dem abgestimmten Plan wird das interne Audit durchgeführt. Anschließend erstellt der/die Auditor/in über das Audit einen Auditbericht (siehe Formular 8.24 Auditbericht). Hierin werden positive und negative Ergebnisse und evtl. festgestellte Abweichungen festgehalten. Evtl. Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen werden festgestellt.
Die wichtigsten Auditergebnisse werden als Input der Managementbewertung zu einem Bericht zusammengestellt.
Bewertung des QM-Systems durch den/die VHS-Leiter/in
Die/Der VHS-Leiter/in bewertet einmal pro Jahr das QM-System, um dessen Eignung und Wirksamkeit bei der Umsetzung der Qualitätspolitik und zum Erreichen der Qualitätsziele zu reflektieren.
Die folgenden Daten und Informationen bilden die Grundlage der Bewertung:
- Anzahl der geplanten und durchgeführten Unterrichtsstunden
- Anzahl der Teilnehmer/innen-Belegungszahlen
- Wirtschaftliche Entwicklung
- Ergebnisse der internen Audits
- Entwicklung der Beschwerden der Teilnehmer/innen
- Ergebnisse der Mitarbeiter/innengespräche
- Geplante und durchgeführte Verbesserungsvorschläge und Verbesserungsmaßnahmen
Die wesentlichen Punkte der Auswertung und Bewertung werden in einer Teamsitzung vorgestellt und diskutiert. Sofern erforderlich werden entsprechende Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen festgelegt und umgesetzt.
Abweichungsmeldung/Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter/innen
Die kontinuierliche Weiterentwicklung des QM-Systems ist die Aufgabe aller VHS-Mitarbeiter/innen. Deshalb werden alle motiviert, Vorschläge zur Verbesserung zu machen. Jede/r Mitarbeiter/in ist aufgefordert, im Arbeitsverlauf auftretende Abweichungen von den definierten, verbindlichen Vorgaben zu dokumentieren und weiterzuleiten (siehe 8.25 Verbesserungsvorschlag).