Durch regelmäßige Dienstbesprechungen und Konferenzen mit anschließendem Ergebnisprotokoll sowie nach Bedarf auch durch persönliche Gespräche wird der Informationsfluss innerhalb der Volkshochschule gewährleistet. Die Konferenzen sind dienstliche Veranstaltungen. Die Mitarbeitenden sind zur Teilnahme verpflichtet.

Inhaltlich geht es um die Angebots- und Themenentwicklung, um das jeweils laufende Semester, um Fragen der nächsten Programmplanung, um Berichte aus den jeweiligen Arbeitsbereichen, von Veranstaltungen sowie aus den Orten, um allgemeine Verwaltungsangelegenheiten, das QM-System sowie weitere aktuellen VHS-Themen. Die Führung und Moderation liegt bei der VHS-Leitung.

Die „Große VHS-Dienstbesprechung“ findet ein- bis zweimal jährlich mit allen VHS-Mitarbeiter/innen statt. Im Mittelpunkt stehen Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung. Die Führung und Moderation liegt bei der VHS-Leitung.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind aufgefordert, die erforderlichen Informationen für die im QM-System in ihrem Arbeitsbereich anstehenden Entscheidungen in die Dienstbesprechungen und Konferenzen einzubringen, da dort die Koordination eventuell erforderlicher Änderungen des Führungs- und Steuerungsprozesses vorgenommen werden kann. Die Umsetzung erfolgt dann im Zusammenwirken der entsprechenden Beteiligten, der/des QMB und der Leitung.

Einmal jährlich tagt die VHS-Konferenz als satzungsgemäßes Gremium der hauptamtlichen VHS-Mitarbeitenden mit Vertreter/innen der Dozent/innen und der Teilnehmenden.